¿Se deben compartir las grabaciones de un trámite de negociación de deudas?

Dado que la solicitud de grabaciones de las audiencias se está haciendo recurrente, vamos a responder a esta pregunta con un rotundo No.

Si… ya la respondí, por lo que si quiere lea otra cosa. Pero si desea conocer el fundamento legal, siga leyendo.

CONTENIDO

1. Fundamento legal
2. ¿Se debe grabar la audiencia?
3. ¿Pero por qué no se pueden compartir las grabaciones, si se deben grabar las audiencias?
4. Pero entonces, ¿cómo se deben manejar las grabaciones en las audiencias de negociación de deudas?
5. La excepción: Cuando el conciliador deba presentar denuncias penales o disciplinarias contra abogados

Fundamento legal

• Código General del Proceso (arts. 531 a 576A)
• Decreto Único Reglamentario del sector Justicia (Decreto 1069 de 2015).
• Ley 2220 de 2022
• Decreto 42 del 21 de enero de 2026 (si bien no aplica a notarias en materia de insolvencia, y si bien no rige esta materia, aplica de manera supletiva, como se explicará)

El trámite de insolvencia de persona natural no comerciante (y ahora del pequeño comerciante, tras la Ley 2445 de 2025) sigue siendo, en lo procesal, una audiencia de conciliación extrajudicial regulada en los artículos 531 a 576 del CGP. Sobre esa columna vertebral procesal se superponen:

• La Ley 2220 de 2022 (Estatuto de Conciliación), como marco general de principios y régimen del conciliador, los centros y la conciliación virtual.
• El Decreto 1069 de 2015 (Decreto Único Reglamentario del Sector Justicia), que compiló el Decreto 2677 de 2012 específico de insolvencia y fue sustituido/modificado parcialmente por el Decreto 42 del 21 de enero de 2026 en lo relativo a los métodos alternativos de solución de conflictos (MASC), infraestructura TIC, conciliación virtual y gestión documental de los centros de conciliación.

Por la regla de especialidad, las normas del CGP y del Decreto Único Reglamentario del sector justicia sobre insolvencia priman, pero la Ley 2220 opera como marco supletivo y de principios, y en particular su régimen de confidencialidad y de medios virtuales sí aplica.

¿Se debe grabar la audiencia?

Cuando la audiencia se desarrolla por medios virtuales o mixtos (que es lo más común hoy en estos trámites desde el decreto 491 de 2020, expedido durante la pandemia de Covid19), la regla del artículo 6 de la Ley 2220 exige que las TIC utilizadas garanticen autenticidad, integridad, disponibilidad y confidencialidad, lo que implica registro audiovisual de la diligencia. El Decreto 0042 de 2026, en línea con esa lógica, refuerza las obligaciones de los centros en infraestructura TIC, conciliación virtual y gestión documental, de modo que la grabación pasa a integrar el expediente electrónico del trámite. En la conciliación contencioso-administrativa esto está dicho expresamente (las audiencias deben grabarse en audio y video y la grabación hace parte del expediente); en privado/insolvencia, aunque la norma no lo redacta con esa contundencia, la práctica de los centros y los reglamentos internos así lo replican.

¿Pero por qué no se pueden compartir las grabaciones, si se deben grabar las audiencias?

Porque la Ley 2220 fija dos disposiciones que delimitan quién puede acceder a la grabación:

Principio de confidencialidad (art. 4, num. 4): El conciliador, las partes y quienes asistan a la audiencia deben mantener el carácter reservado de todo lo relacionado con la conciliación, incluidas las fórmulas de arreglo y los datos sensibles. Lo discutido no puede usarse como prueba en un proceso posterior.

Deber de reserva del conciliador (art. 30, num. 7): El conciliador debe guardar reserva sobre documentos, discusiones, fórmulas de arreglo y acuerdos, los cuales quedan a disposición únicamente de las partes y de las autoridades judiciales o administrativas que los requieran para fines procesales, estadísticos o de registro.

De allí se desprende el régimen práctico, que los reglamentos internos de los centros traducen así: las partes solo tendrán acceso a la identificación de los asistentes y al resultado de la audiencia, mas no a la etapa de negociación; los asistentes se obligan a no realizar grabaciones propias no autorizadas, y cualquier grabación, transcripción o reproducción no autorizada no puede usarse como prueba en otro proceso.

Pero entonces, ¿cómo se deben manejar las grabaciones en las audiencias de negociación de deudas?

Lo responderemos con otras preguntas:

• ¿Se debe grabar? Sí, cuando es virtual o mixta; la grabación queda incorporada al expediente custodiado por el centro o la notaría.
• ¿Se comparte con las partes? No la grabación íntegra. Las partes pueden acceder al acta, a las constancias, a la identificación de los asistentes y al resultado, pero no al contenido de la fase de negociación, que está protegida por la confidencialidad.
• ¿Se entrega a terceros (acreedores no comparecientes, codeudores, periodistas, otros procesos)? No. La reserva se opone a su entrega.
• ¿Se entrega a un juez o autoridad administrativa? No, ni siquiera para la remisión para la apertura de los trámites de liquidación patrimonial, ya que el artículo 563 parágrafo 1 del Código General del Proceso, indica que el juez solo debe verificar que haya un acta de fracaso, y que el conciliador esté inscrito a un centro de conciliación autorizado para desarrollar trámites de insolvencia, o a una Notaria.
• ¿Pueden las partes hacer su propia grabación paralela? No, salvo autorización expresa, y la grabación no autorizada no podría hacerse valer como prueba. Además, quien lo haga puede enfrentar consecuencias penales o disciplinarias.

La excepción: Cuando el conciliador deba presentar denuncias penales o disciplinarias contra abogados

El conciliador puede enviar las grabaciones a la Comisión Seccional de Disciplina Judicial, en el marco de una denuncia disciplinaria contra un abogado, conforme a lo indicado en la ley 2220 de 2022 y el código disciplinario del abogado, ya que el parágrafo del artículo 61 dispone que el conciliador solicitará a la Comisión Nacional o Seccional de Disciplina Judicial, según sea el caso, que investigue al abogado que pudiera haber incurrido durante el trámite en faltas de las previstas en la Ley 1123 de 2007 (Código Disciplinario del Abogado).

Esto no es una facultad: la norma usa «solicitará». Es decir, se trata de un deber funcional del conciliador cuando observa una conducta del abogado que pueda configurar falta disciplinaria (mentira al juez/conciliador, deslealtad procesal, abuso del derecho, agresividad, conflicto de interés, infracción al deber de confidencialidad, etc.).
Esa norma es, además, una excepción legal expresa al principio de confidencialidad del artículo 4.4 de la misma Ley 2220. La confidencialidad protege el contenido de la negociación frente a su uso como prueba en un proceso «subsiguiente» entre las partes; no opera frente a un canal disciplinario que la propia ley abre. Además, el conciliador puede también responder al requerimiento posterior de la CSDJ que pida copia de las grabaciones u otros documentos.

Cabe precisar que, aunque la información sale del centro, la confidencialidad sigue obligando a la CSDJ y a quienes accedan al expediente disciplinario; no se transforma en información pública.