Derecho Internacional Privado
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Hablemos sobre la Apostilla y la Legalización

apostilla

Si alguna vez necesita hacer un trámite en el extranjero, o si es un extranjero y desea hacer un trámite en Colombia, necesariamente tendrá que hacer apostillar algunos documentos. Pero, ¿Qué es la apostilla? ¿Es necesaria en todos los casos?

Aunque de forma un poco desorganizada, el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia respondió a la primera pregunta mediante un manual muy completo que hoy les comparto:

¿Qué es una apostilla?

La apostilla es la legalización de la firma de un funcionario público en ejercicio de sus funciones cuya firma deberá estar registrada en la base de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores. Se apostilla la firma del funcionario público impuesta en el documento mas no se certifica ni revisa su contenido. Un documento se debe apostillar cuando el país en el cual surtirá efectos es parte de la Convención sobre la Abolición del Requisito de Legalización para Documentos Públicos Extranjeros de la Haya de 1961.

La apostilla también podrá imponerse sobre documento privado. La firma del documento privado deberá ser reconocida por notario público, la firma de éste último deberá estar registrada en la base de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores.

¿Qué es una Legalización?

La legalización consiste en reconocer la firma de funcionario público en ejercicio de sus funciones previo registro en la base de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores para que el documento sea válido en otro país. Se legaliza la firma del funcionario público impuesta en el documento, más no se certifica ni revisa su contenido. Un documento se debe legalizar cuando el país en el cual surtirá efectos no hace parte de la Convención sobre la Abolición del Requisito de Legalización para Documentos Públicos Extranjeros de la Haya de 1961.

La legalización también podrá imponerse sobre documento privado. La firma del documento privado deberá ser reconocida por notario público, la firma de éste último deberá estar registrada en la base de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores.


¿Qué es la Apostilla y/o Legalización en Línea?

El servicio de Apostilla o Legalización en Línea le permite realizar el trámite sin necesidad de acudir a las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores. Este servicio está disponible las 24 horas del día (todos los días de la semana) y se puede ingresar desde cualquier lugar del mundo, generando mayor facilidad y accesibilidad al servicio.

¿Si quiero apostillar o legalizar un documento, a dónde debo dirigirme?

Previa consulta de los requisitos en la página web del Ministerio de Relaciones Exteriores, usted podrá apostillar y/o legalizar en Bogotá en la Av. Carrera 19 N° 98 – 03 Sexto Piso, Edificio Torre 100.  Oficina de Apostilla y Legalización. O en línea 24 horas al día a través de www.cancilleria.gov.co

Si usted se encuentra en otra ciudad y requiere únicamente apostilla, podrá dirigirse a las Gobernaciones de:

Gobernación de Antioquia
Medellín
Calle 42B N° 52-106 Piso1 La Alpujarra
(57-4) 2620874
57-4) 2620874
Lunes a viernes de 7:00 am a 3:00 pm

Gobernación de Risaralda
Pereira
Calle 19 N° 13-17 Local 115 Palacio Departamental
(57-6) 2341492
(57-6) 2341492
Lunes a viernes de 8:00 am a 1:00 pm y de 2:00 pm a 4:00 pm

Gobernación de Norte de Santander
San José de Cúcuta
Calle 11 N° 5-05
(57-7) 5836081
(57-7) 5836081
Lunes a viernes de 7:30 am a 11:30 am y de 2:00 pm a 5:45 pm

Gobernación del Atlántico
Barranquilla
Calle 40 carrera 45 y 46 Piso 1
(57-5) 3307327
(57-5) 3307327
Lunes a Viernes de 7:30 am a 12:00 m y de 2:00 pm a 6:00 pm

¿Debo solicitar cita?

Usted no requiere de cita para realizar su trámite de apostilla y/o legalización. Recepcionamos documentos de 8:00 a.m. a 2:00 p.m. y entregamos documentos de 3:30 p.m. a 4:30 p.m.
Atención en línea las 24 horas del día.

¿Debe ir la persona titular del documento a apostillar o legalizar?

No. Cualquier persona puede legalizar o apostillar un documento, siempre y cuando éste se encuentre avalado con la firma de un funcionario público en ejercicio de sus funciones.

¿Cuántos documentos puedo apostillar o legalizar?

No hay límite de documentos para la expedición de apostilla y/o legalización. El usuario puede realizar el trámite cuantas veces desee.

¿Qué características deben tener los documentos para apostillarse o legalizarse en línea?

Los documentos que serán objeto de apostilla y/o legalización, deben cumplir con los requisitos establecidos para los mismos, que se encuentran en la página web de la Cancillería www.cancilleria.gov.co, asimismo, cuando el usuario digitalice su documento en archivo PDF, deberá verificar que no supere los 11MB de peso.

¿Qué vigencia tiene la apostilla o legalización?

La apostilla y/o legalización, es un documento emitido por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, que no tiene vigencia.

Ahora bien, cada Estado es autónomo e independiente para solicitarle una nueva apostilla si así lo considera pertinente.


¿Qué costo tiene una apostilla y una legalización?

El precio a pagar será:

En Bogotá, la apostilla tiene un costo de $30.000 pesos y la legalización un costo de $20.000 pesos por cada documento.

Apostilla en el Exterior:

CONTINENTE MONEDA VALOR POR DOCUMENTO
EUROPA Y CUBA EUROS 7
RESTO DEL MUNDO DÓLARES AMERICANOS 10

 

Legalización en el Exterior:

CONTINENTE MONEDA VALOR POR DOCUMENTO
EUROPA Y CUBA EUROS 7
RESTO DEL MUNDO DÓLARES AMERICANOS 9


En las Gobernaciones, el costo de la apostilla será variable de acuerdo con los impuestos departamentales. Recuerde que las gobernaciones no legalizan documentos.

¿Cómo puedo hacer la apostilla o legalización del Certificado de Antecedentes Judiciales?

El Certificado de Antecedentes Judiciales sólo puede ser apostillado o legalizado a través del aplicativo en línea de la página web del Ministerio de Relaciones Exteriores:https://tramites.cancilleria.gov.co/apostillalegalizacion/solicitudtramite/inicio.aspx

¿Cómo puedo apostillar o legalizar un Pasaporte colombiano?

Pasaporte Convencional (sin lectura mecánica): para Apostillar o Legalizar el pasaporte convencional bastará aportar la copia legible del mismo.

Pasaporte con zona de lectura mecánica: Este tipo de pasaporte solo se podrá Apostillar o Legalizar en línea, para lo cual deberá  ingresar al siguiente enlace:Apostilla o Legalización de pasaporte con zona de lectura mecánica, seleccionando la opción “Pasaporte con Zona de Lectura Mecánica".


¿Qué debo hacer si el documento a apostillar o legalizar requiere presentarse en otro idioma diferente al castellano?

Si el documento a Apostillar o Legalizar requiere presentarse en otro idioma diferente al castellano, deberá ser traducido por traductor oficial. El listado de traductores oficiales se encuentra en la base de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores, para lo cual debe consultar el directorio de traductores oficiales. Consulte el Directorio de Traductores Oficiales. Una vez traducido el documento, deberá Apostillarse o Legalizarse la firma del traductor oficial. El Ministerio de Relaciones Exteriores, con el fin de apoyar en sus trámites a los ciudadanos colombianos ha permitido a los traductores oficiales inscribirse en la página web de la Cancillería, teniendo en cuenta que no se hace responsable de la calidad de los trabajos de traducción o de la tarifa cobrada por los mismos.

¿Qué debo hacer para que un documento que se haya expedido en un país diferente a Colombia tenga validez en el territorio colombiano?

Si el documento fue expedido en un país que hace parte del Convenio de la Haya, o sea es un país apostillante, debe traer el documento apostillado desde el país que emitió el documento. (En el siguiente link, usted podrá encontrar el listado de países que hacen parte del Convenio de la Haya).

Si el documento fue expedido en un país que NO hace parte del Convenio de la apostilla, o sea, si es un país legalizante, debe cumplir la Cadena de legalización. (En el siguiente link, usted podrá encontrar el listado de países que NO hacen parte del Convenio de la Apostilla).

Cadena de legalización

A continuación encontrará los pasos que deben llevarse a cabo para cumplir con la cadena de legalización:

  1. Realizar la Legalización de los documentos ante la autoridad competente  en el país de origen. (donde fueron emitidos los documentos).
  2. Presentar los documentos, previamente legalizados, en el consulado de Colombia ubicado en el país en el cual se emitió el documento, para que el Cónsul colombiano  reconozca la firma de la autoridad que lo legalizó.
  3. Legalizar la firma del Cónsul Colombiano ante el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia a través del servicio de apostilla/legalización en línea  o si lo prefiere, podrá hacerlo en la oficina de Apostilla y Legalizaciones en Bogotá, ubicada en la Av. Carrera 19 N° 98-03 Edificio Torre 100 Piso 6, realizados estos pasos, su documento estará listo para surtir efectos en Colombia.

¿Qué debo hacer si en el país donde se emitió el documento no hay un consulado de Colombia?

Si no hay consulado de Colombia en el país que emitió el documento usted tiene  2 opciones:

Opción 1: Identifique el Consulado de Colombia que presta los servicios al país en donde se le emitió el documento para ello revise la cobertura del consulado de Colombia más cercano. Directorio de consulados.  Presente sus documentos en el consulado de Colombia respectivo y continúe desde el paso  3 relacionado anteriormente.

Opción 2: Ubicar en el país que emitió los documentos, un consulado de un país diferente a Colombia, en el cual Colombia tenga representación consular con el fin de obtener la colaboración respectiva.

Y seguir los siguientes pasos:

  1. Realizar la Legalización de los documentos ante la autoridad competente  en el país de origen. (donde fueron emitidos los documentos).

  2. Presentar los documentos ante el Cónsul del país que le colaboró, ubicado en el país de origen de los documentos para que sean legalizados.

  3. Dirigirse al país del consulado que le colaboró  y presentar los documentos  ante la autoridad competente para legalizar la firma de su Cónsul.

  4. Presentar los documentos legalizados ante el Consulado Colombiano ubicado en el país que le colaboró.

  5. Legalizar la firma del Cónsul Colombiano ante el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia a través del servicio de apostilla/legalización en línea  o si lo prefiere, podrá hacerlo en la oficina de Apostilla y Legalizaciones en Bogotá, ubicada  en  la Av. Carrera 19 N° 98-03 Edificio Torre 100 Piso 6.

  6. Realizados estos pasos, su documento estará listo para surtir efectos en Colombia.

¿Qué debo hacer si al momento de solicitar lo antecedentes judiciales me aparece la leyenda: Su solicitud de consulta de base de datos de antecedentes judiciales no pudo ser procesada, acérquese a la Unidad de la Dirección de Investigación Judicial –

Acercarse a la Unidad de la Dirección de Investigación Judicial – DIJIN – o a la Seccional de Investigación Judicial – SIJIN – de la Policía Nacional de Colombia con su cédula de ciudadanía colombiana, realizar la inscripción y realizar nuevamente el trámite a través de la página de la Cancillería.

Si realizo la solicitud de los antecedentes judiciales y solo me llega la apostilla y/o legalización del mismo, ¿en dónde puedo encontrar el certificado de antecedentes judiciales?

El certificado de Antecedentes judiciales, se encuentra adjunto en el clip de la apostilla y/o legalización.

¿Qué debo hacer si no hay traductor oficial del idioma al que debo traducir los documentos?

Si no hay un traductor oficial, el usuario deberá remitir una solicitud al Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, requiriendo que le certifiquen que no hay traductor oficial del idioma en que desea traducir los documentos.

Una vez obtenida la certificación, podrá solicitar la traducción de su documento ante el traductor de su conveniencia y realizar en una notaria el reconocimiento de la firma del traductor.

Con la traducción realizada y el reconocimiento de la firma del traductor ante notario, junto con la certificación del Ministerio de Relaciones Exteriores podrá apostillar o legalizar el documento en las instalaciones de la Cancillería  o en línea.

¿Cómo puedo solicitar un certificado de un traductor?

La solicitud física se registrará en la oficina de Correspondencia del Ministerio de Relaciones Exteriores, en la Carrera 5 No 9 – 03, Edificio Marco Fidel Suarez.

¿Cómo puedo inscribirme como traductor oficial?

La persona que desee inscribirse como traductor oficial, deberá realizar los exámenes respectivos ante la Universidad Nacional o la Universidad de Antioquia.

Requisitos

  • Fotocopia de la resolución expedida por el Ministerio del Interior o del certificado de idoneidad, según sea el caso.
  • Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía o Extranjería.

Nota: Recuerde que los documentos nombrados anteriormente deben ir en un solo formato PDF.

¿Cómo hacer el registro?

  • Diligenciar el formulario en línea de solicitud de registro de firma, adjuntando los documentos anteriormente indicados.
  • El registro de la firma NO tiene costo.

Para más información consulte la guía del ciudadano para registro de firma del traductor oficial.

¿Cómo puedo imprimir el recibo desde la página de la Cancillería?

Ingresando a la página de la Cancillería www.cancilleria.gov.co en el título de trámites y servicios seleccionando la opción apostilla. Diríjase al vínculo “Realice aquí su trámite de apostilla o legalización en línea”.

En la nueva pantalla que se despliega, seleccione en el cuadro de opciones del costado izquierdo la opción “consulta estado de la solicitud de apostilla/ legalización en línea”. Seleccione el tipo de documento y diligencie los campos requeridos. Finalmente podrá acceder a la opción descargue su recibo de pago.

El enlace directo es:https://tramites.cancilleria.gov.co/ciudadano/ConsultaEstado/consulta.aspx

Si su solicitud se realizó en las Instalaciones de la Oficina de Apostilla y/o Legalizaciones a través de la modalidad de “Cajilla”, usted ingresará así:

Acceda a la página de la Cancillería www.cancilleria.gov.co en el título de “trámites y servicios” seleccionando la opción apostilla. Diríjase al vínculo “Realice aquí su trámite de apostilla o legalización en línea”.

En la nueva pantalla que se despliega, seleccione en el cuadro de opciones del costado izquierdo la opción “Recibos tramitados mediante la modalidad de etiquetas”. Ingrese el número de su etiqueta, y podrá consultar sus solicitudes, seleccionando los documentos que desea pagar y haciendo uso de la opción “imprimir recibo”.

¿Qué vigencia tiene el recibo de pago?

El recibo de pago tiene vigencia del mismo día en el que se genere el recibo de pago. De lo contrario deberá realizar nuevamente la expedición del mismo a través del correo electrónico en donde recibió la aprobación de la solicitud.


Si no me llegó la apostilla o legalización ¿Cómo puedo descargarla?

Ingresando a la página de la Cancillería www.cancilleria.gov.co en el título de “trámites y servicios” seleccionar la opción apostilla. Diríjase al vínculo “Realice aquí su trámite de apostilla o legalización en línea”.

En la nueva pantalla que se despliega, seleccione en el cuadro de opciones del costado izquierdo la opción “Consulta documento apostilla/legalización con número de recibo o solicitud”. Digite el número de su recibo de pago. La información que aparece en la pantalla, deberá ingresarla en el enlace:http://www.cancilleria.gov.co/apostilla en donde podrá consultar su apostilla y/o legalización y ver el certificado digital.

Al momento de realizar nuevamente la solicitud de apostilla o legalización, no me deja adjuntar el mismo PDF. ¿Qué debo hacer?

Si no le permite adjuntar su solicitud, debe digitalizar nuevamente su documento en archivo PDF y volver a realizar el trámite en la página de la cancilleríahttps://tramites.cancilleria.gov.co/apostillalegalizacion/solicitudtramite/inicio.aspx

Fuente: Cancillería colombiana (con acceso al 12 de mayo de 2015)

¿Pero Doctor Muñoz, es necesario apostillar en todos los casos?

No siempre. Verán, si usted desea que un documento tenga validez en Colombia (como por ejemplo, un poder conferido a un abogado desde el exterior), lo que usted puede hacer es simplemente acudir ante un Cónsul colombiano en la ciudad donde se encuentre y solicitarle directamente una autenticación de firma, o de copias simples, y con ello ese documento ya tendrá validez en Colombia. Lo anterior se debe a que un Cónsul colombiano también cumple funciones de notario en el Exterior, y no atiende necesariamente a ciudadanos colombianos.

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